Novo Ambiente Regulatório para as Instituições Financeiras a partir de Outubro de 2020 – Do Conhecimento do Funcionário (KYE) e do Parceiro (KYP), dos Mecanismos de Acompanhamento e Controle, da Avaliação de Efetividade e da Documentação

11.10.2020 – Finalizando a análise da Circular BACEN 3.978 de 23 de janeiro de 2020…

Conhecimento dos Funcionários (KYE), Parceiros (KYP) e Prestadores de Serviços Terceirizados

As instituições financeiras devem implementar procedimentos destinados a conhecer seus funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados, incluindo procedimentos de identificação e qualificação, sempre com foco na prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

Portanto, as atividades exercidas por seus funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados devem ser classificadas nas categorias de risco definidas na avaliação interna de risco e e tal classificação deve ser mantida atualizada.

As instituições financeiras que celebrarem contratos com instruções financeiras sediadas no exterior, devem:

1. obter informações sobre o contratado que permitam compreender a natureza de sua atividade e a sua reputação;

2. verificar se o contratado foi objeto de investigação ou de ação de autoridade supervisora relacionada com lavagem de dinheiro ou com financiamento do terrorismo;

3. certificar que o contratado tem presença física no país onde está constituído ou licenciado;

4. conhecer os controles adotados pelo contratado relativos à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;

5. obter a aprovação do detentor de cargo ou função de nível hierárquico superior ao do responsável pela contratação; e

6. dar ciência do contrato de parceria ao diretor instituído por essa Circular.

Por outro lado, se as instituições financeiras celebrarem contratos com
terceiros não sujeitos a autorização para funcionar do Banco Central do Brasil, participantes de arranjo de pagamento do qual a instituição também participe, devem:

1. obter informações sobre o terceiro que permitam compreender a natureza de sua atividade e a sua reputação;

2. verificar se o terceiro foi objeto de investigação ou de ação de autoridade supervisora relacionada com lavagem de dinheiro ou com financiamento do terrorismo;

3. certificar que o terceiro tem licença do instituidor do arranjo para operar, quando for o caso;

4. conhecer os controles adotados pelo terceiro relativos à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo; e

5. dar ciência do contrato de parceria ao diretor instituído por essa Circular.

Mecanismos de Acompanhamento e de Controle

As instituições financeiras devem instituir mecanismos de acompanhamento e de controle, testados periodicamente pela auditoria interna de modo a assegurar a implementação e a adequação da política, dos procedimentos e dos controles internos introduzidos por essa Circular, incluindo:

1. a definição de processos, testes e trilhas de auditoria;

2. a definição de métricas e indicadores adequados; e

3. a identificação e a correção de eventuais deficiências.

Avaliação de Efetividade

As instituições financeiras devem avaliar a efetividade da política,
dos procedimentos e dos controles internos, elaborando um relatório específico nas seguintes condições:

– Deve ser elaborado anualmente, com data-base de 31 de dezembro;

– Deve ser encaminhado, para ciência, até 31 de março do ano seguinte ao da data-base, para o comitê de auditoria e o conselho de administração ou, na falta deste último, a diretoria da instituição;

– Deve conter: (i) a metodologia adotada na avaliação da efetividade, (ii) os testes aplicados, (iii) a qualificação dos avaliadores e (iv) as deficiências identificadas;

– Deve avaliar no mínimo: (i) os procedimentos destinados a conhecer clientes, incluindo a verificação e a validação das informações dos clientes e a adequação dos dados cadastrais, (ii) os procedimentos de monitoramento, seleção, análise e comunicação ao COAF, incluindo a avaliação de efetividade dos parâmetros de seleção de operações e de situações suspeitas, (iii) a governança da política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, (iv) as medidas de desenvolvimento da cultura organizacional voltadas à prevenção da lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, (v) os programas de capacitação periódica de pessoal, (vi) os procedimentos destinados a conhecer os funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados; e (vii) as ações de regularização dos apontamentos oriundos da auditoria interna e da supervisão do Banco Central do Brasil.

Havendo a identificação das deficiências, deve ser elaborado um plano de ação destinado a solucioná-las por meio da avaliação de efetividade, sendo elaborado relatório de acompanhamento para documentar a remediação das deficiências, devendo ambos os documentos serem encaminhados até 30 de junho do ano seguinte ao da data-base do relatório, para o comitê de autoria, o conselho de administração e a diretoria da instituição.

Documentação

Os seguintes documentos devem permanecer à disposição do Banco Central do Brasil; sendo que os documentos nos itens 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13 e 14 devem estar disponíveis pelo prazo mínimo de 5 anos:

1. A política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;

2. A ata de reunião do conselho de administração ou, na sua inexistência, da diretoria da instituição, no caso de ser formalizada a opção de uma política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo única por conglomerado prudencial e por sistema cooperativo de crédito;

3. O relatório justificando o impedimento ou a limitação, na hipótese de impedimento ou limitação legal à aplicação da política à unidade da instituição situada no exterior;

4. O documento de avaliação interna de risco;

5. Os contratos com terceiros não sujeitos a autorização para funcionar do Banco Central do Brasil, participantes de arranjo de pagamento do qual a instituição também participe;

6. A ata de reunião do conselho de administração, ou na falta deste, da diretoria que aprovou a (i) avaliação interna de risco, (ii) os procedimentos de monitoramento e seleção, (ii) os procedimentos de análise, (iv) as comunicações de operações e situações suspeitas e comunicações de operações em espécie, (v) o relatório de avaliação de efetividade, todos de forma centralizada em instituição do conglomerado prudencial e do sistema cooperativo de crédito;

7. O relatório de avaliação de efetividade;

8. As versões anteriores da avaliação interna de risco;

9. O manual relativo aos procedimentos destinados a conhecer os clientes;

10. O manual relativo aos procedimentos de monitoramento, seleção e análise de operações e situações suspeitas;

11. O documento relativo aos procedimentos destinados a conhecer os funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados;

12. As versões anteriores do relatório de avaliação de efetividade;

13. Os dados, os registros e as informações relativas aos mecanismos de acompanhamento e de controle; e

14. Os documentos relativos ao plano de ação e ao respectivo relatório de acompanhamento.

Já os seguintes documentos devem ser mantidos à disposição do Banco Central do Brasil, pelo prazo mínimo de 10 anos:

1. As informações coletadas nos procedimentos destinados a conhecer os clientes;

2. As informações coletadas nos procedimentos destinados a conhecer os funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados.

3. As informações e registros de todas as operações realizadas, produtos e serviços contratados, inclusive saques, depósitos, aportes, pagamentos, recebimentos e transferências de recursos; operações em espécie em valor individual acima de R$ 2.000,00; operações de depósito ou aporte em espécie de valor individual igual ou superior a R$ 50.000,00; operações de saque de valor individual igual ou superior a R$ 50.000,00; além de de recebimentos de boleto de pagamento pagos com recursos em espécie;

4. O dossiê dos procedimentos de análise das operações e situações selecionadas por meio dos procedimentos de monitoramento e seleção de operações que possam indicar suspeitas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo.

Por fim, a Circular altera a Circular 3.691, de 16 de dezembro de 2013, que regulamenta a Resolução 3.568, de 29 de maio de 2008, que, por sua vez, regulamenta o mercado de câmbio, a fim de incrementar as medidas de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo em tais operações, por meio de de avaliação de desempenho, de procedimentos comerciais e de capacidade financeira.