Indexação, Armazenamento e Validade de Políticas e Procedimentos Internos

22.03.2020 – Políticas e procedimentos fazem parte de qualquer base de um sólido programa de compliance, pois são eles que estabelecem as diretrizes seguras para os colaboradores e terceiros atuarem, minimizando potenciais riscos em diversas áreas necessárias à sustentabilidade do negócio.

Neste artigo, vamos falar sobre 3 assuntos pertinentes a políticas e procedimentos: indexação, armazenamento e prazo de validade.

Começamos pela indexação de políticas e procedimentos. Aliás, mais importante do que um número atribuído à política ou ao procedimento, é o seu título e a forma como se é capaz de buscar uma informação, em meio a um conjunto de regras. Dependendo da questão e dependendo da quantidade de regras existentes em uma organização, nem sempre isso é tão fácil.

Assim, saem na frente as organizações que conseguem armazenar e disponibilizar suas políticas e procedimentos em uma plataforma na qual seja possível buscar uma palavra por uma “ferramenta de busca”. O sistema com uma ferramenta de busca fará ainda mais diferença, consoante uma quantidade maior de políticas e procedimentos a serem armazenados.

O armazenamento em links em uma página na intranet ou em um sharepoint com PDFs é uma solução paliativa, conveniente para as organizações que possuem uma quantidade pequena de políticas e procedimentos e cujos recursos financeiros são limitados para investir em uma plataforma informatizada para tal fim. De forma alguma, deve ser aceito como uma solução para empresas de grande porte.

Com respeito à numeração de políticas e procedimentos, apesar de já ter me deparado com inúmeras situações no mercado, a que me pareceu mais eficiente até hoje foi a descrita a seguir:

[Inicial de política (POL) ou procedimento (SOP)] – [código de 2 algarismos da área responsável] . [código de 3 algarismos em ordem sequencial]

Dessa forma, se, por exemplo, for criada uma política anticorrupção, pela área de compliance, cujo código interno atribuído é 01 e sendo essa a primeira política da área, o número da política será POL-01.001. Todavia, se estivermos nos referindo a organizações transnacionais, possivelmente dever-se-á criar políticas ou procedimentos globais, regionais e locais. Para diferenciá-los, portanto, bastará a inserção das letras G, R ou L, antes do código de 2 algarismos… assim, se estivermos falando de uma política global anticorrupção, será atribuída a mesma a nomenclatura POL-G01.001.

Se, por outro lado, estivermos falando de um procedimento local de contas a pagar e considerarmos que Finanças terá o código 02, sendo que esse procedimento será o primeiro de finanças, a nomenclatura desse procedimento será SOP-L02.001.

Não obstante, a maior parte das organizações facultarem às respectivas áreas a criação de suas políticas e procedimentos, é de suma importância haver um profissional, potencialmente da área de compliance, que seja responsável pelo gerenciamento do sistema de armazenamento e controle das políticas e procedimentos.

A meu ver, essa função é mais importante do que parece e deveria ser esse profissional, o primeiro a revisar a nova política ou procedimento, validando-o ou não. Tal comentário se deve ao fato de, no passado, eu ter feito um risk assessment em uma determinada empresa e ter, sem muito esforço, encontrado dois procedimentos de aprovação de material promocional, elaborados por duas áreas distintas, estabelecendo regras diferentes e conflitantes. Tal situação já se repetiu posteriormente.

Já no que diz respeito ao prazo de validade de uma política ou procedimento, não existe uma regra pré-estabelecida e isso se demonstra ao examinar o mercado. São encontradas organizações cujas políticas e procedimentos não tem prazo de validade, ou com prazo de validade de 1, 2, 3 ou mesmo 5 anos.

Prazo de validade é recomendável para forçar a área a rever tal política ou procedimento, consoante uma mudança de posicionamento do negócio em relação àquele assunto, nos anos seguintes. Mas ao estabelecer prazo de validade para políticas e procedimentos, é preciso levar em consideração as seguintes premissas:

1. Dependendo da natureza da política ou procedimento ela estará muito mais ou muito menos sujeita à necessidade de atualização; hipótese em que, deverá ser meramente renovada;
2. Prazos muito curtos de validade, implicam em um acréscimo considerável de trabalho, especialmente em empresas onde a quantidade de políticas e procedimentos seja maior, sendo questionável o valor agregado que tais revisões frequentes trarão ao negócio; e
3. Estabelecimento de prazos de validade sem um sistema informatizado de armazenamento que tenha a característica de avisar ao responsável a sua obrigação de revisar tal documento, assim como o prazo atribuído a tal fim, tendem a fracassar. Na prática, os responsáveis acabam não atentando para a obrigatoriedade de revisar e atualizar ou, simplesmente, renovar a política ou procedimento, no prazo em que deveria ser feito.

Falaremos em outros artigos sobre fatores de sucesso e obstáculos enfrentados para consolidar um conjunto de políticas e procedimentos bem redigido, preciso, bem armazenado, com conteúdo de fácil localização e, principalmente, eficiente na finalidade a que se propõe.