Guia de Boas Práticas de Compliance da OCDE

16.03.2020 – Hoje iniciaremos uma série de artigos, durante toda a semana, a respeito dos principais guias de boas práticas e respectivos pilares, emitidos por diversas instituições e leis, nacionais e internacionais, para consolidar um robusto programa de compliance.

Começaremos com o Guia de Boas Práticas de Compliance, Ética e Controles Internos, publicado pela OCDE – Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OECD – Organization for Economic Co-operation and Development em inglês), adotado em 18 de fevereiro de 2010.

Apesar do intervalo de 10 anos, suas recomendações são ainda importantes e, com efeito, auxiliam na estruturação da espinha dorsal de um programa de compliance de uma organização atual. Não obstante, o foco da OCDE, com efeito, é o suborno estrangeiro, conforme será possível identificar mais abaixo.

Eis os seus 12 pilares:

1. Apoio e comprometimento forte, explícito e visível da administração sênior à empresa, controles internos, programas de ética e compliance ou medidas para prevenir e detectar suborno estrangeiro;
2. Uma política corporativa claramente articulada e visível que proíba suborno estrangeiro;
3. Conformidade com esta proibição e com os controles internos, ética e programas ou medidas de compliance deve ser o dever de indivíduos em todos os níveis da empresa;
4. Monitoramento de programas ou medidas de ética e compliance relacionadas a suborno estrangeiro, incluindo a autoridade para relatar questões diretamente a órgãos independentes de monitoramento, como auditoria interna de comitês de conselhos de administração de supervisão, deve ser o dever de um ou mais diretores corporativos seniors, com um nível adequado de autonomia em relação à administração, recursos e autoridade;
5. Programas ou medidas de ética e compliance projetados para prevenir e detectar suborno estrangeiro, aplicável a todos os diretores e funcionários, e aplicável a todas as entidades sobre as quais a empresa possui controle efetivo, incluindo subsidiárias, sobre, entre outras, as seguintes áreas:
   i) presentes;
   ii) hospitalidade, entretenimento e despesas;
   iii) viagens de clientes;
   iv) contribuições políticas;
   v) doações e patrocínios beneficentes;
   vi) pagamentos de facilitação; e
   vii) solicitação e extorsão;
6. Programas ou medidas de ética e compliance projetados para prevenir e detectar suborno estrangeiro aplicável, quando apropriado e sujeito a acordos contratuais, a terceiros como agentes e outros intermediários, consultores, representantes, distribuidores, contratados e fornecedores, consórcios e parceiros de joint ventures (doravante “parceiros de negócios”), incluindo, nomeadamente, os seguintes elementos essenciais:
   i) due diligence adequadamente documentada e baseada em risco, referente à contratação, bem como o monitoramento adequado e regular dos parceiros de negócios;
   ii) informar aos parceiros de negócios o compromisso da empresa de cumprir as leis sobre proibições contra suborno estrangeiro e os programas ou medidas de ética e compliance da empresa para prevenir e detectar tal suborno; e
   iii) buscar um compromisso recíproco dos parceiros de negócios.
7. Um sistema de procedimentos financeiros e contábeis, incluindo um sistema de controles internos, razoavelmente projetado para garantir a manutenção de livros, registros e contas, justos e precisos, garantindo que eles não possam ser usados ​​com a finalidade de suborno estrangeiro ou ocultar esse suborno;
8. Medidas destinadas a garantir a comunicação periódica e treinamento documentado para todos os níveis da empresa, no programa ou medidas de ética e compliance da empresa relacionadas a
   suborno, bem como, quando apropriado, para subsidiárias;
9. Medidas apropriadas para incentivar e fornecer apoio positivo à observância dos programas ou medidas de ética e compliance contra suborno estrangeiro, em todos os níveis da empresa;
10. Procedimentos disciplinares apropriados para abordar, entre outras coisas, violações, em todos os níveis da empresa, de leis contra suborno estrangeiro e o programa ou medidas de ética e compliance da empresa relativos a suborno estrangeiro;
11. Medidas eficazes para:
    i) fornecer orientação e aconselhamento a diretores, executivos, funcionários e, quando apropriado, parceiros comerciais, no cumprimento do programa ou medidas de ética e compliance da empresa ou medidas, inclusive quando necessitarem de aconselhamento urgente sobre situações difíceis em jurisdições estrangeiras;
    ii) relatórios internos e, quando possível, confidenciais e proteção de diretores, executivos, funcionários e, quando apropriado, parceiros de negócios, não dispostos a violar normas ou ética sob instruções ou pressão dos superiores hierárquicos, bem como diretores, executivos, funcionários e, quando apropriado, parceiros de negócios, dispostos a
    relatar violações da lei ou de normas ou da ética, que ocorram dentro da empresa, de boa fé e por motivos razoáveis; e
    iii) tomar as medidas apropriadas em resposta a esses relatórios;
12. Revisões periódicas dos programas ou medidas de ética e compliance, projetados para avaliar e melhorar sua eficácia na prevenção e detecção de suborno estrangeiro, levando em consideração
    desenvolvimentos relevantes no campo e evolução dos padrões internacionais e da indústria.

A OCDE é uma organização econômica intergovernamental com, atualmente, 36 países membros, fundada em 1961 com o propósito de estimular o crescimento econômico e o fomento do comércio mundial.

São membros da OCDE os seguintes países abaixo: