Agência Anticorrupção Francesa (AFA) publica Novo Guia para Orientação de Organizações Públicas e Privadas – Parte 2

28.02.2021 – Em continuação ao texto anterior sobre o  novo guia de orientação para empresas do setor privado e entres públicos, com recomendações para cumprimento da Lei Anticorrupção Francesa – Sapin II, sancionada desde o fim de 2016, passamos agora ao terceiro pilar descrito no texto anterior, onde são estabelecidas as seguintes recomendações, mas agora sob a ótica de detecção:

1. O sistema de alerta interno  definição e objetivos, viabilizando a implementação de um canal para relatos de má conduta;  articulação dos diferentes mecanismos de alerta e centralização em um único responsável pelo seu gerenciamento;  organização do sistema de alerta, adaptado ao perfil de risco da empresa;  tratamento das denúncias;  comunicação adequada do sistema de alerta interno, inserção no código de conduta e elaboração de procedimento que estabeleça regras claras;  arquivamento das denúncias e seu tratamento, com anonimização de dados pessoais das pessoas envolvidas.

2. O sistema de monitoramento  a contribuição do sistema de controle interno e auditoria para a prevenção e detecção de riscos de corrupção;  as empresas geralmente têm um sistema de controle e auditoria interna de uso geral, que pode consistir em até três níveis: (i) os controles de primeiro nível visam assegurar que as tarefas inerentes a um processo operacional ou de suporte foram executadas de acordo com os procedimentos definidos pela empresa, sendo que eles podem ser operados por equipes operacionais ou de suporte ou pelo gestor, (ii) os controles de segundo nível visam garantir, de acordo com uma frequência predefinida ou aleatoriamente, a execução adequada dos controles de primeiro nível, sendo que os controles de segundo nível podem ser executados pelo Oficial de compliance, a função de qualidade, a função de gestão de risco ou, se houver, a função de controle de gestão, em particular, e (iii) os controles de terceiro nível, também chamados de “auditorias internas”, visam assegurar que o sistema de monitoramento atenda aos requisitos da empresa, sendo efetivamente implementado e atualizado;  os controles contábeis anticorrupção devem: (i) garantir, em última instância, o cumprimento dos mesmos princípios dos controles contábeis gerais (regularidade, justiça e fidelidade das transações contábeis e financeiras), (ii) detectar transações sem causa ou sem justificativa (por exemplo, pagamentos no todo ou em parte não causados ​​com o objetivo de financiar “caixa dois”) e (iii) basear-se nos mesmos métodos dos controles contábeis gerais e incluem, por exemplo, controles por amostragem, por revisão de consistência, por comparação com a realidade física (inventário) ou por confirmação por terceiros;  a formalização dos controles contábeis anticorrupção deve levar em consideração: (i) o objeto e o escopo dos controles, (ii) os papéis e responsabilidades em sua implementação, (iii) os métodos de amostragem das operações a serem verificadas, se aplicável, (iv) a definição de um plano de controle, (v) métodos de gerenciamento de incidentes e (vi) o limite ou critério de materialidade que deve levar a um controle;  os lançamentos contábeis de risco devem ser examinados e validados por um funcionário diferente daquele que os registrou;  a validação cruzada entre empregados é satisfatória para entradas abaixo de um limite definido. As entradas acima desse limite devem requerer validação pela gestão;  Os métodos de amostragem devem ser definidos com base numa análise prévia das várias entradas e riscos em causa para permitir a representatividade;  as auditorias contábeis devem abranger todos os sistemas contábeis para garantir que os controles contábeis anticorrupção estejam em conformidade com os requisitos do negócio, efetivamente implementados e mantidos atualizados;  a correção das deficiências identificadas também alimenta uma atualização do mapa de riscos de corrupção e pode ser objeto de ilustrações adicionais no código de conduta e nos materiais de treinamento dedicados à prevenção da corrupção em coordenação com o Oficial de Compliance;  Se a irregularidade indicar suspeita ou fatos relacionados à corrupção, deve ser imediatamente comunicada ao Oficial de Compliance e à alta gerência da empresa;  os controles contábeis anticorrupção podem ser implementados: (i) internamente, pelos serviços de contabilidade e financeiros ou por serviços especializados (centros de serviços partilhados, controle de gestão, auditoria interna, etc.) disponibilizados pela empresa para esse fim e (ii) externamente, por terceiros que a empresa contratar com tal finalidade.

3. Monitoramento e avaliação do sistema anticorrupção  este monitoramento deve atender a quatro objetivos: (i) monitorar a implementação de medidas anticorrupção e testar sua eficácia, (ii) identificar e compreender as deficiências na implementação dos procedimentos, (iii) definir recomendações ou outras medidas corretivas apropriadas, se necessário, a fim de melhorar a eficácia do sistema anticorrupção e (iv) detectar, quando apropriado, fatos de corrupção;  para cada um dos controles, deve haver o objeto e o escopo, a(s) pessoa(s) responsável(is) pelo controle, o método de controle (tipo de medição, documentos de apoio, análise e avaliação) apropriado e a amostragem com base em uma análise de risco. Da mesma forma, o plano deve prever a periodicidade do controle, a formalização prevista, a comunicação dos resultados do controle e as medidas corretivas que podem ser implementadas e os procedimentos para a guarda dos documentos relativos aos controles.  Se a irregularidade indicar suspeita ou fatos relacionados à corrupção, deve ser imediatamente comunicada ao Oficial de Compliance e à alta gerência da empresa;  os controles contábeis anticorrupção podem ser implementados: (i) internamente, pelos serviços de contabilidade e financeiros ou por serviços especializados (centros de serviços partilhados, controle de gestão, auditoria interna, etc.) disponibilizados pela empresa para esse fim e (ii) externamente, por terceiros que a empresa contratar com tal finalidade;  a identificação dos tipos de monitoramento a implementar.

Ainda com respeito ao terceiro pilar acima descrito, são estabelecidas as seguintes recomendações, agora sob a ótica de remediação:

1. Gestão e monitoramento das deficiências observadas

2. Regime disciplinar  abrange todas as medidas que uma empresa se reserva o direito de tomar em caso de comportamentos que considere ilícitos;  em empresas com pelo menos 20 empregados, os regulamentos internos são obrigatórios;  a sanção pode então ser pronunciada aplicada contra um empregado apenas se estiver prevista nos regulamentos internos.

3. Princípio de gradação de sanções  a sanção disciplinar deve ser proporcional à falta cometida;  quando são constatadas violações dos deveres de integridade e probidade do pessoal, devem ser instaurados processos disciplinares contra eles, sendo impostas sanções proporcionais;  a alta gerência não é obrigada a esperar que seja proferida uma decisão penal antes de aplicar as sanções disciplinares, se os fatos forem provados e a sua gravidade o justificar.

4. Lista de sanções  a empresa pode estabelecer as sanções disciplinares a serem aplicadas a seus empregados, o que favorece o fortalecimento dos mecanismos de controle dos riscos por violação de probidade.

5. Comunicação interna  a divulgação, em formato que garanta o anonimato total, das sanções disciplinares pode ser determinada pela alta gerência, de forma a relembrar a política de tolerância zero relativamente a qualquer comportamento contrário à integridade e probidade.

Finalmente, o guia traz uma parte toda dedicada a entes públicos, com disposições semelhantes às aqui descritas, mas adaptadas ao serviço público.