7 Componentes para um Programa Eficiente de Compliance segundo o US Sentencing Guidelines

18.03.2020 – Dando sequência à série de artigos sobre pilares para a estruturação de um programa de compliance, falaremos hoje sobre os 7 componentes para um programa de compliance eficiente, conforme veremos na lista a seguir:

(1) Padrões e procedimentos: Uma empresa deve estabelecer padrões e procedimentos para prevenir e detectar conduta criminosa e comunicá-los de forma eficaz. No fundo, esse é um requisito de bom senso: se uma empresa espera que seus funcionários façam a coisa certa, ela precisa comunicar, por meio de padrões e procedimentos, qual é a coisa certa e como ela pode ser realizada. É igualmente importante comunicar essas informações aos funcionários de maneira concisa e prática, e não por meio de leis complexas.

(2) Monitoramento: A empresa deve atribuir a um executivo sênior ou comitê de executivos uma responsabilidade geral pelo programa de compliance. No entanto, a “autoridade governante” de uma empresa – normalmente seu conselho de administração – deve supervisionar sua implementação. Além disso, toda a gerência, e não apenas aqueles com supervisão direta do programa, deve entender as políticas relevantes da empresa para sua unidade de negócios e garantir que os funcionários sob sua gerência entendam e sigam esses procedimentos.

(3) Efetuar due diligence: A empresa deve usar “esforços razoáveis” para não dar às pessoas que se envolveram em atividades ilegais ou outra conduta inconsistente com um programa de compliance eficaz um papel na gerência sênior ou autoridade supervisora ​​do programa. Isso não impõe uma proibição absoluta de contratar pessoas com histórico de má conduta em posições de responsabilidade. No entanto, ao tomar decisões de contratação, a empresa deve considerar o grau em que o registro da má conduta de um indivíduo se relaciona com as responsabilidades anteriores desse indivíduo.

(4) Comunicação e treinamento eficaz: o programa de compliance de uma empresa não pode apenas parecer forte no papel. A empresa deve implementar efetivamente o programa por meio de educação e treinamento. O treinamento de muitas empresas pode precisar cobrir tópicos como informações confidenciais, contabilidade adequada, ativos da empresa, presentes e favores, padrões de trabalho justos, práticas comerciais desleais, regras da Lei dos Americanos com Deficiências (ADA), assédio sexual, emprego externo e relatórios. O treinamento não deve apenas recitar a lei, mas deve explicar explicitamente as políticas da empresa e pedir aos funcionários que pensem nas complexas “áreas cinzentas” que podem encontrar em suas tarefas diárias.

(5) Monitoramento, auditoria e divulgação: uma empresa deve auditar seu programa de compliance para garantir que seus elementos estejam realmente sendo implementados e avaliar periodicamente a eficácia do programa. Por exemplo, os auditores podem perguntar aos funcionários o que consideram “regras não escritas” na empresa para determinar se os objetivos do programa de compliance correspondem à sua operação real. Separadamente, uma empresa deve fornecer aos funcionários mecanismos eficazes por meio dos quais, de forma anônima ou confidencial, poderão relatar uma má conduta potencial ou buscar orientação sobre questões de compliance, proteger essas pessoas contra retaliação e acompanhar adequadamente seus relatórios. A maioria das empresas utiliza um serviço independente para gerenciar sua “linha direta”.

(6) Disciplina e incentivos: Uma empresa deve fornecer incentivos adequados para incentivar os funcionários a cumprir o programa e impor medidas disciplinares apropriadas quando os funcionários não o fazem. É importante que a empresa aplique essas regras de forma consistente para manter a credibilidade do programa.

(7) Ação corretiva: Uma empresa deve abordar a conduta imprópria após a ocorrência – incluindo, às vezes, a auto-denúncia às autoridades – e deve adotar medidas razoáveis ​​para evitar má conduta semelhante no futuro. Além disso, o Conselho ou o Comitê de Auditoria de uma empresa deve receber relatórios regulares e significativos sobre os resultados da auditoria e o status da ação corretiva.

Desde 1991, a condenação de empresas e outras entidades comerciais condenadas por crimes federais é regida pelo US Sentencing Guidelines, estabelecidas pela Comissão de Penas dos EUA. Essas diretrizes de sentença eram originalmente obrigatórias, mas em 2005, a Suprema Corte decidiu que é inconstitucional aplicá-las de forma obrigatória. O Tribunal preservou a sua condição como material para orientação voluntária, que os tribunais federais podem consultar, mas não são obrigados a seguir.