O Guia de Presentes e Entretenimento da Agência Anticorrupção Francesa – AFA (Parte 2 de 2)

18.08.2020 – Nesse artigo, damos sequência à análise do guia criado pela Agência Anticorrupção Francesa – AFA, sobre presentes e entretenimento.

O guia deixa claro que as empresas, fundações e associações não devem focar o controle de presentes e entretenimento apenas no valor, mas também na frequência com que são ofertados ou recebidos. É altamente recomendável que haja um registro de presentes e entretenimento ofertados e recebidos, pois, dessa forma, passa a existir transparência e controle sobre o que está sendo praticado com respeito a presentes e entretenimento.

Em seguida, o guia estabelece três elementos que ajudam a definir os critérios de oferta e recebimento de presentes e entretenimento:

1. A apreciação da razoabilidade.

2. A determinação de um limite além do qual uma autorização é necessária.

3. A fixação de um teto que não deve ser excedido.

Independente disso, o guia também sugere transparência, estabelecendo a criação de regras necessárias e de um procedimento de aprovação, caso o limite seja ultrapassado, além de ser permitida a rastreabilidade; algo que seria possível com uma ferramenta digital customizada para tal fim.

Caso a empresa não deseje registrar todos os presentes e entretenimento ofertados ou recebidos, o guia sugere o registro de certos presentes ou entretenimento, independente do valor, para:

• garantir rastreabilidade e garantir transparência;
• demonstrar a eficácia do procedimento;
• alertar sobre o comportamento de determinados terceiros e, se necessário, realizar uma avaliação posterior ou lembrá-los das regras da empresa,
• detectar comportamento interno contrário às regras da organização,
• ilustrar o treinamento dado aos funcionários com casos concretos;
• enriquecer o mapeamento de risco quando for atualizado.

Caso o presente ou entretenimento não seja adequado de acordo com as diretrizes da empresa e não seja possível devolvê-lo, o guia sugere a sua doação a uma instituição sem fins lucrativos ou um sorteio entre todos os funcionários.

Se a empresa tiver atuação internacional, é importante que suas diretrizes estabeleçam a utilização da regra mais restrita, caso haja conflito entre as diretrizes da empresa e a lei local.

O guia menciona todos os envolvidos com presentes e entretenimento da seguinte forma:

Alta Gerência	Valida a política de presentes e entretenimento
Colaboradores	São treinados e se sujeitam as regras de rastreamento e transparência
Superior hierárquico	Valida os pedidos de autorização e os relatórios de despesas
Compliance officer	É contatado em caso de dificuldade na aplicação da política
Contabilidade	Rejeita os pagamentos se as regras não foram seguidas
Controles internos	Controla o respeito à política de presentes e entretenimento
Auditoria interna	Revisa o respeito à política de presentes e entretenimento, especialmente com respeito a sua pertinência e eficácia

O compromisso da alta gerência com uma política de tolerância zero em relação a qualquer comportamento antiético em geral e qualquer risco de corrupção em particular, constitui um elemento fundamental para a prevenção e detecção da corrupção. Dessa forma, o lançamento de tal política deve ter a alta gerência da organização servindo de exemplo, seguido por um treinamento de todos os funcionários (colaboradores), especialmente aqueles mais expostos a ofertar ou receber presentes de terceiros. Ao final desse treinamento, deve ficar clara a diferença entre algo considerado como cortesia ou não.

Os funcionários devem ser estimulados a agir sempre com transparência, a perguntar, em caso de dúvidas e a recusar e/ou devolver presentes ou entretenimento recebido que não estejam em conformidade com as diretrizes da empresa.

Finalmente, a empresa deve estabelecer e detalhar os diferentes níveis de controle, conforme sugerido abaixo:

1. Autocontrole	Efetuado pelo próprio colaborador
2. Controle de 1º nível	Efetuado pelo superior hierárquico
3. Controle de 2º nível	Efetuado por controles internos ou pelo compliance officer
4. Controle de 3º nível	Efetuado pela auditoria interna

No caso de oferta de presentes ou entretenimento, segundo o guia, os controles devem ser exercidos no momento do pagamento ou do reembolso de despesas. Consoante a opinião do autor desse artigo, esse é a única recomendação que merecia uma revisão, visto que os controles deveriam operar antes que o presente ou o entretenimento fosse pago. O próprio guia recomenda o estabelecimento de limites seguros e de registro em ferramenta digital.

Naturalmente que medidas disciplinares devem ser aplicadas àqueles que violarem as diretrizes estabelecidas pela empresa a respeito desse tema, consoante o nível de gravidade e de frequência da situação.